n8n Intake Automation — Eefje Bug/Feature Triage¶
Status: gepauzeerd sinds 2026-05-03 — niet geïmplementeerd
Owner: Ivar
Created: 2026-04-25
Related: 01-Projects/Webshop/Workflow-Fase-2-n8n-Intake.md (Obsidian vault)
Gepauzeerd (2026-05-03): het triage-volume (~0.6 min/dag) ligt een factor 50 onder de drempel (≥30 min/dag) die deze automatisering rechtvaardigt. Het ontwerp blijft bewaard als referentie en als pitch-materiaal voor klant-implementaties. Hervat-trigger: ≥10× volume-stijging of een eerste klant met dezelfde requirement.
Achterhaald detail: sinds 2026-05-06 loopt de Eefje-intake via Issue Forms in de aparte repo
Voorman/freezedesign-feedback(zie de runbook Eefje Feedback Intake) — niet meer via email/WhatsApp naar.planning/todos/pending/. Ook gaan PR's inmiddels tegenstagingin plaats vanmain. Bij een eventuele hervatting moet de trigger- en output-kant van dit ontwerp daarop worden aangepast; de triage-prompt en het JSON-schema blijven herbruikbaar.
Doel¶
Automatiseer de triage van Eefje's bug/feature rapporten naar
.planning/todos/pending/ files met de juiste status. Vervangt het
handmatige triage-werk dat Ivar nu doet.
Architectuur¶
┌─────────────────────────────┐
│ Eefje stuurt rapport │
│ (email of WhatsApp) │
└──────────────┬──────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────┐
│ n8n trigger │
│ (IMAP voor MVP, Twilio v2) │
└──────────────┬──────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────┐
│ Fetch CLAUDE.md from GitHub │
│ Extract EEFJE_INTAKE block │
└──────────────┬──────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────┐
│ Anthropic Claude API │
│ system: triage rules │
│ user: ruwe input Eefje │
│ output: strict JSON │
└──────────────┬──────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────┐
│ JSON Parse + validate │
│ (faalt loud bij mismatch) │
└──────────────┬──────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────┐
│ Split In Batches (per item) │
└──────────────┬──────────────┘
│
┌───────┴───────┐
▼ ▼
Switch op status field
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌──────┐ ┌──────┐ ┌──────────┐
│READY │ │NEEDS │ │MILESTONE │
│ │ │CLARI │ │CANDIDATE │
└──┬───┘ └──┬───┘ └──┬───────┘
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌─────────────────────────────┐
│ GitHub: Create File │
│ branch: eefje-intake/<date> │
│ path: .planning/todos/ │
│ pending/<slug>.md │
└──────────────┬──────────────┘
│
┌───────┴───────┐
▼ ▼
┌──────────────┐ ┌──────────────┐
│ Create PR │ │ Email naar │
│ (auto-merge │ │ Ivar: │
│ uit, hij │ │ summary + │
│ reviewt) │ │ PR link │
└──────────────┘ └──────────────┘
MVP-fasering¶
MVP v0.1 — validate the triage (dag 1, ~4 uur)¶
Trigger en LLM, geen GitHub-write nog. Doel: meten of de auto-triage betrouwbaar is voordat we 'm laten schrijven.
Nodes:
1. IMAP trigger — pollt eefje-intake@<domain> elke 5 min
2. Set — normaliseert naar { from, subject, body, date }
3. HTTP Request — fetch .claude/CLAUDE.md raw van GitHub
4. Function — extract EEFJE_INTAKE_START ... EEFJE_INTAKE_END block
5. Anthropic Claude — triage call (zie prompt hieronder)
6. Email Send — output naar Ivar's inbox met JSON + ruwe input
Drempel om naar v0.2 te gaan: ≥7 van 9 items correct gecategoriseerd op de 2026-04-17 dry-run.
MVP v0.2 — schrijf todo files (dag 1-2, ~3 uur)¶
Voegt GitHub API toe. Per rapport een eigen branch en PR.
Extra nodes bovenop v0.1:
7. JSON Parse + validate — strict schema check
8. GitHub: Create Branch — eefje-intake/<YYYY-MM-DD-HHMM>
9. Split In Batches — één iteratie per item
10. GitHub: Create File — todo.md per item
11. GitHub: Create PR — open tegen main, label eefje-intake
12. Email Send — Ivar krijgt PR-link in inbox
Auto-merge uit. Ivar reviewt elke PR voor merge — vangnet tijdens de eerste maand.
MVP v0.3 — WhatsApp loop (later, conditional)¶
Vereist Meta Business verificatie. Voorlopig optioneel.
Extra nodes: - Twilio WhatsApp als trigger (vervangt IMAP) - Twilio WhatsApp Send voor needs-clarification items - Wait node — pauzeert tot Eefje reageert (correlation key per item)
Triage-prompt (system message)¶
Je bent een triage-systeem voor bug- en feature-rapporten van Eefje,
de niet-technische eigenaar van Freeze Design (een Django/Next.js
webshop voor team- en sportkleding).
Je krijgt:
1. De huidige intake-rules uit CLAUDE.md (tussen EEFJE_INTAKE_START
en EEFJE_INTAKE_END)
2. Eefje's ruwe rapport (Nederlands, vaak genummerde lijst)
Je taak: categoriseer elk item volgens de rules. Output STRICT JSON,
geen prose, geen markdown fences.
Schema:
{
"items": [
{
"raw_text": "<exact wat Eefje schreef>",
"category": "homepage | designer | catalog | admin | email | auth | images | other",
"type": "bug | feature | design-fix | refactor | content-delivery",
"status": "ready | needs-clarification | awaiting-decision | blocked-on-content | needs-scoping | milestone-candidate",
"title_slug": "<kort kebab-case, max 60 char>",
"summary_nl": "<1-2 zinnen, herformuleerd vanuit Eefje's input>",
"clarification_question_nl": "<vraag aan Eefje, of null>",
"blocking_reason_nl": "<waarom blocked, of null>",
"estimated_effort": "S | M | L | XL"
}
],
"summary": {
"total": <int>,
"ready": <int>,
"blocked": <int>,
"milestone_candidates": <int>
}
}
Beslisboom voor status:
- ready: het is duidelijk wat moet gebeuren, geen content nodig van Eefje
- needs-clarification: input is onduidelijk, vraag terug nodig
- awaiting-decision: Eefje moet eerst een keuze maken (welke optie?)
- blocked-on-content: heeft asset/tekst van Eefje nodig
- needs-scoping: te groot om in één todo te vatten, moet opgeknipt
- milestone-candidate: nieuwe major feature, hoort in een milestone
Output schema-validatie wordt gedaan, dus geen velden weglaten of
extra velden toevoegen.
GitHub File Create — todo template¶
Voor elk item wordt een file geschreven naar
.planning/todos/pending/<title_slug>.md:
---
status: <status>
category: <category>
type: <type>
created: <ISO date>
source: eefje-intake-automation
source_email: <message-id of WhatsApp ID>
estimated_effort: <S|M|L|XL>
---
# <title nl>
## Wat Eefje schreef
> <raw_text>
## Samenvatting
<summary_nl>
<!-- conditional blocks per status -->
## Vraag aan Eefje <!-- alleen bij needs-clarification -->
<clarification_question_nl>
## Blocked op <!-- alleen bij blocked-on-content -->
<blocking_reason_nl>
## Te beslissen <!-- alleen bij awaiting-decision -->
<blocking_reason_nl>
Configuratie-vereisten¶
| Item | Waar | Notitie |
|---|---|---|
Email-adres eefje-intake@<domain> |
DNS + IMAP | Inbox-only, geen UI nodig |
| GitHub Personal Access Token | n8n credentials | Scope: repo voor freeze-design repo |
| Anthropic API key | n8n credentials | Sonnet 4.5 of hoger |
| n8n credentials voor IMAP | n8n credentials | App-password ipv account-pw |
| Twilio credentials | n8n credentials | Pas bij MVP v0.3 |
Beslismomenten¶
| Wanneer | Vraag | Drempel |
|---|---|---|
| Na dry-run op 2026-04-17 note | Naar v0.2? | ≥7/9 correct |
| Na 1 maand v0.2 live | Houden? | ≥80% accuracy op echte input |
| Na 1 maand v0.2 live | Naar v0.3 (WhatsApp)? | Eefje vindt email te omslachtig |
Eerste pilot — dry run input¶
Eefje's note van 2026-04-17 (verkort):
Hoi Ivar, paar dingen:
1. Die groene bar moet weg, en logo iets groter
2. Bij 'Ontwerp het zelf' wil ik een andere afbeelding (ik mail 'm)
3. De categorie
4. Achtergrond moet wit
5. Ik denk teamwear/workwear/sportswear, en dan 'Ga naar collectie'
knoppen — maar weet niet zeker
6. Kunnen we ook producten van eigen ontwerp? Dus zonder de tool?
7. Hoodies, sweaters, t-shirts apart?
8. Bij productoverzicht: kunnen we kiezen welke foto eerste is?
Lijkt nu random
9. Varsity jackets — die tweekleur is te ingewikkeld, makkelijker maken
Verwachte output (Ivar's handmatige triage als gold standard):
| # | status | reden |
|---|---|---|
| 1 | ready | duidelijk, geen content nodig |
| 2 | blocked-on-content | wacht op afbeelding |
| 3 | needs-clarification | onvolledige zin |
| 4 | ready | duidelijk |
| 5 | awaiting-decision | "weet niet zeker" |
| 6 | milestone-candidate | grote nieuwe feature |
| 7 | needs-clarification | hoodies-sweaters-t-shirts hoe precies? |
| 8 | ready | duidelijk genoeg |
| 9 | needs-scoping | "makkelijker" is te open |
Drempel v0.2: 7/9 match. Andere matches mogen "redelijke verschillen" zijn (bijv 3 als needs-scoping ipv needs-clarification — beide vergen input van Eefje).
Risico's en mitigatie¶
| Risico | Kans | Impact | Mitigatie |
|---|---|---|---|
| Triage-prompt drift (CLAUDE.md verandert, n8n niet) | Hoog | Medium | Live fetch CLAUDE.md uit GitHub bij elke run |
| Claude API outage | Laag | Medium | Email naar Ivar dat triage faalde, fallback handmatig |
| Eefje stuurt attachments | Hoog | Laag | v0.1: vermeld in output dat attachment er is, Ivar bekijkt |
| Te veel false positives in PR's | Medium | Medium | Auto-merge UIT in eerste maand, Ivar reviewt alles |
| GitHub PR-spam | Laag | Laag | Eén PR per rapport, niet per item |
Wat NIET in deze automation¶
- Eefje informeren over status — dat blijft menselijk werk via WhatsApp. Een automation die Eefje vraagt "is mijn vraag duidelijk genoeg?" is een UX-ramp.
- Code schrijven op basis van todos — Claude Code (handmatig of via Cline Kanban in fase 3) doet dat, niet n8n. Scheid intake van execution.
- Status-transities (ready → in-progress → done) — die lopen via GSD-workflow in de repo, niet via n8n.
Portfolio-positionering¶
Voor de freelance-pitch: dit is geen one-off. Het patroon is generaliseerbaar naar elke MKB met gestructureerde input van niet-technische gebruikers:
- Restaurant: gasten-feedback formulier → categorisatie → routing naar chef/manager
- Boekhouder: klant stuurt factuur → OCR → categorisering → boekhoudpakket
- Advocaat: intake-formulier → triage → routing naar juiste rechtsgebied
- ZZP'er: contact-formulier → urgentie-classificatie → agenda of email
Dezelfde architectuur, andere prompt en andere output-target.